Logiciel de réemploi : comment choisir la meilleure solution pour son entreprise ?

Chaque année, des milliers d’équipements encore parfaitement fonctionnels sont remplacés alors qu’ils pourraient être réutilisés par d’autres services, d’autres sites ou d’autres établissements.

Mobilier de bureau, matériel informatique, équipements industriels, matériel médical, fournitures ou outillage… ces ressources représentent souvent plusieurs centaines de milliers d’euros de valeur dormante.

Pour répondre à cet enjeu, de plus en plus d’entreprises et d’organisations recherchent un logiciel de réemploi capable de centraliser les équipements disponibles, d’organiser leur redistribution et de mesurer les bénéfices économiques et environnementaux.

Mais comment choisir la bonne solution ? Quelles fonctionnalités sont réellement indispensables ? Et quels résultats peut-on attendre ?

Voici le guide complet.

Qu’est-ce qu’un logiciel de réemploi ?

Un logiciel de réemploi est une solution numérique qui permet d’organiser la seconde vie des équipements au sein d’une entreprise ou entre plusieurs organisations.

Il facilite :

le don de matériel ;
la vente interne ou externe ;
le prêt d’équipements ;
la mutualisation des ressources ;
le suivi des demandes ;
la traçabilité des échanges ;
la mesure des impacts économiques et environnementaux.

Contrairement à un simple tableur Excel ou à un intranet, un logiciel de réemploi automatise les échanges et facilite l’adoption par les collaborateurs.

Pourquoi les entreprises investissent-elles dans un logiciel de réemploi ?

Les motivations sont nombreuses.

Réduire les achats

Avant d’acheter un équipement neuf, les collaborateurs peuvent vérifier si un matériel équivalent est déjà disponible.

Cela permet de réduire considérablement les dépenses.

Valoriser les équipements dormants

De nombreuses entreprises possèdent des milliers d’équipements inutilisés.

Un logiciel de réemploi permet de leur donner une seconde vie.

Réduire les déchets

Chaque équipement réemployé évite une mise au rebut prématurée.

Cela contribue directement aux objectifs RSE.

Réduire l’empreinte carbone

Le réemploi évite la fabrication d’un produit neuf.

Les économies de CO₂ peuvent être suivies automatiquement.

Répondre aux obligations réglementaires

Les entreprises sont de plus en plus incitées à développer des démarches d’économie circulaire et à réduire leur consommation de ressources.

Quels équipements peuvent être réemployés ?

Un logiciel de réemploi peut gérer une grande variété de matériels.

Par exemple :

mobilier de bureau ;
matériel informatique ;
écrans ;
téléphones ;
équipements industriels ;
matériel de laboratoire ;
équipements médicaux ;
pièces et équipements industriels,
fournitures ;
palettes ;
rayonnages ;
véhicules ;
pièces détachées ;
matériel de chantier ;
équipements techniques.

Les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de réemploi

Toutes les solutions ne proposent pas les mêmes fonctionnalités.

Voici celles qui font réellement la différence.

Publication d’annonces

Les collaborateurs doivent pouvoir publier facilement un équipement disponible.

Quelques clics doivent suffire.

Recherche multicritères

Les utilisateurs doivent retrouver rapidement un équipement selon :

sa catégorie ;
son site ;
son état ;
sa localisation ;
ses dimensions ;
son prix.

Gestion des dons, ventes et prêts

Le logiciel doit permettre plusieurs modes de redistribution selon les besoins de l’organisation.

Validation des demandes

Certaines entreprises souhaitent mettre en place des workflows de validation.

Ils permettent de sécuriser les échanges.

Gestion des droits

Les droits peuvent être différents selon :

les établissements ;
les filiales ;
les métiers ;
les administrateurs.

Statistiques

Les décideurs doivent pouvoir suivre :

le nombre d’objets réemployés ;
les économies réalisées ;
le chiffre d’affaires généré ;
les émissions de CO₂ évitées ;
le taux d’utilisation de la plateforme.

Authentification SSO

Pour faciliter l’adoption, le logiciel peut être connecté à l’annuaire de l’entreprise.

Logiciel de réemploi ou simple intranet ?

Certaines organisations commencent avec :

Excel ;
SharePoint ;
Teams ;
des e-mails.

Ces outils peuvent fonctionner ponctuellement mais montrent rapidement leurs limites :

faible visibilité ;
absence de recherche efficace ;
manque de traçabilité ;
aucune statistique ;
peu d’engagement des utilisateurs.

Un logiciel dédié permet d’industrialiser la démarche.

Comment choisir son logiciel de réemploi ?

Avant de choisir une solution, plusieurs critères méritent d’être étudiés.

1. Une solution simple à utiliser

Plus un logiciel est intuitif, plus son taux d’adoption sera élevé. Les collaborateurs doivent pouvoir publier ou rechercher un équipement en quelques clics, sans formation complexe.

2. Des fonctionnalités adaptées à vos besoins

Chaque organisation possède ses propres règles de fonctionnement. Assurez-vous que le logiciel permette notamment :

le don, la vente ou le prêt de matériel ;
la mutualisation entre plusieurs sites ;
la gestion des droits et des validations ;
des statistiques détaillées ;
le suivi des impacts économiques et environnementaux ;
une authentification sécurisée (SSO) et, si besoin, des connexions avec vos autres outils.

3. Une solution sécurisée et évolutive

Les données doivent être protégées et les accès maîtrisés. Le logiciel doit également pouvoir évoluer avec votre organisation et intégrer de nouvelles fonctionnalités au fil du temps.

4. Un accompagnement au lancement

La réussite d’un projet de réemploi ne repose pas uniquement sur le logiciel. Elle dépend aussi de l’accompagnement proposé par l’éditeur.

Un accompagnement de qualité peut inclure :

des conseils pour définir la stratégie de déploiement ;
une aide à la configuration de la plateforme ;
la formation des administrateurs et des utilisateurs ;
la préparation du lancement ;
la création de supports de communication interne pour favoriser l’adoption.

5. Un accompagnement dans la durée

Une plateforme de réemploi est un projet vivant. Il est important que votre prestataire puisse continuer à vous accompagner après sa mise en service.

Cela peut comprendre :

un support réactif ;
une assistance fonctionnelle ;
des conseils pour développer les usages ;
des campagnes de communication et d’animation ;
la modération de la plateforme, si nécessaire ;
des évolutions fonctionnelles basées sur les retours des utilisateurs ;
des bilans réguliers pour mesurer les résultats et identifier de nouvelles opportunités de réemploi.

Quels résultats peut-on attendre ?

Les organisations qui mettent en place un logiciel de réemploi constatent généralement :

une baisse des achats ;
une réduction des déchets ;
une diminution des émissions de CO₂ ;
une meilleure collaboration entre les équipes ;
une valorisation du patrimoine existant.

Le retour sur investissement peut être atteint très rapidement lorsque les volumes de matériel sont importants.

Dans quels secteurs utiliser un logiciel de réemploi ?

Le réemploi concerne aujourd’hui pratiquement tous les secteurs.

Par exemple :

industrie ;
énergie ;
transport ;
santé ;
BTP ;
collectivités ;
enseignement ;
immobilier ;
laboratoires ;
administrations.

Logiciel de réemploi, plateforme de réemploi et marketplace : quelles différences ?

Ces trois termes sont souvent utilisés comme des synonymes, mais ils ne désignent pas exactement la même chose.

Un logiciel de réemploi est la solution informatique qui permet de gérer les échanges d’équipements et d’administrer l’ensemble du dispositif.
Une plateforme de réemploi est l’interface mise à disposition des utilisateurs pour publier, rechercher et réserver du matériel.
Une marketplace de réemploi est une plateforme qui met en relation des offreurs et des demandeurs afin de faciliter le don, la vente ou le prêt d’équipements.

Dans la pratique, une même solution, comme MyTroc Pro, peut être à la fois un logiciel de réemploi, une plateforme de réemploi et une marketplace interne ou externe, selon les usages de l’organisation.

Pourquoi choisir MyTroc Pro ?

MyTroc Pro est un logiciel SaaS de réemploi conçu pour aider les entreprises et les organisations publiques à prolonger la durée de vie de leurs équipements.

La solution permet notamment de :

créer une plateforme de réemploi personnalisée ;
gérer les dons, ventes et prêts ;
mutualiser les équipements entre plusieurs sites ;
mesurer les économies financières et environnementales ;
suivre les indicateurs clés de performance ;
intégrer le SSO ;
administrer finement les droits d’accès.

Déployée auprès de grands groupes, d’établissements publics, d’hôpitaux, de collectivités et d’établissements d’enseignement supérieur, elle accompagne des organisations de toutes tailles dans leur démarche d’économie circulaire depuis 2018.

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FAQ – Logiciel de réemploi

Qu’est-ce qu’un logiciel de réemploi ?

Un logiciel de réemploi est une solution numérique qui permet de gérer le don, la vente, le prêt et la mutualisation des équipements afin de prolonger leur durée de vie et de réduire les achats.

À qui s’adresse un logiciel de réemploi ?

Il s’adresse aux entreprises, collectivités, établissements de santé, universités et organisations souhaitant développer une démarche d’économie circulaire et optimiser l’utilisation de leurs équipements.

Quelle différence entre un logiciel de réemploi et une plateforme de réemploi ?

Le logiciel est la solution informatique. La plateforme est l’espace utilisé par les collaborateurs. Dans la pratique, ces deux termes sont souvent employés comme des synonymes.

Combien coûte un logiciel de réemploi ?

Le coût dépend des fonctionnalités, du nombre d’utilisateurs, du niveau de personnalisation et de l’accompagnement proposé.

Un logiciel de réemploi permet-il de mesurer les économies réalisées ?

Oui. Les solutions les plus complètes permettent de suivre les économies financières, les émissions de CO₂ évitées, le nombre d’équipements réemployés et d’autres indicateurs de performance.

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